Hỗ trợ & Thư ký Điều hành cho Ban Giám đốc Công ty:
- Là trợ lý điều hành cấp cao cho Ban Giám đốc Công ty, đảm bảo hiệu quả trong giao tiếp, điều phối và triển khai chỉ đạo khi họp với lãnh đạo đối tác Trung quốc và các phòng ban trong nước.
- Đóng vai trò đầu mối thông tin song ngữ (Trung – Việt/Anh), đảm bảo thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác và bảo mật.
- Phiên dịch trực tiếp trong các cuộc họp, hội nghị, làm việc chiến lược (về kỹ thuật, thương mại, tài chính, nhân sự, dự án).
- Soạn thảo, biên dịch và xử lý văn bản hành chính, hợp đồng, thư tín thương mại, báo cáo song ngữ (Trung – Anh – Việt).
- Lập kế hoạch làm việc, tổ chức lịch họp, chuẩn bị tài liệu, biên bản, báo cáo và tổng hợp kết quả cho Ban Giám đốc.
- Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tiến độ các công việc được giao, đảm bảo các chỉ đạo được thực hiện đúng hạn, đúng nội dung.
- Tổ chức, hỗ trợ họp với đối tác Trung Quốc – chuẩn bị nội dung, biên dịch và ghi biên bản.
- Tham gia các sự kiện đối ngoại, tiếp khách, lễ ký kết và hoạt động ngoại giao doanh nghiệp với tư cách đại diện hành chính của Ban Giám đốc.
Điều hành công tác Mua hàng & Chuỗi cung ứng quốc tế (Trung Quốc):
- Tìm kiếm, đánh giá và phát triển hệ thống nhà cung cấp tại Trung Quốc, phục vụ nhu cầu thiết bị kỹ thuật, linh kiện công nghiệp và năng lượng.
- Thực hiện toàn bộ quy trình mua hàng quốc tế: từ RFQ/RFP, phân tích báo giá, đàm phán hợp đồng (giá, tiến độ, chất lượng, bảo hành, điều khoản thương mại).
- Soạn thảo, quản lý và theo dõi đơn hàng (PO), hợp đồng (Contract) theo đúng tiêu chuẩn Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế.
- Phối hợp với bộ phận Logistics & XNK để kiểm tra và xử lý chứng từ xuất nhập khẩu (Invoice, Packing List, BL/AWB, C/O, C/Q, Insurance...), đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý và hải quan.
- Giám sát hiệu suất nhà cung cấp (OTD, chi phí, chất lượng, tuân thủ) và đề xuất phương án tối ưu hóa tổng chi phí (TCO).
- Theo dõi biến động thị trường, rủi ro thương mại và quy định kiểm soát xuất nhập khẩu của Trung Quốc, đề xuất phương án ứng phó phù hợp.
- Cập nhật dữ liệu mua hàng, hợp đồng và báo giá trên hệ thống Bitrix/1C hoặc ERP tương đương.
ĐIỂM NỔI BẬT CỦA VỊ TRÍ
- Làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc Công ty và đối tác người Trung Quốc cùng với đội ngũ chuyên gia quốc tế trong lĩnh vực công nghệ, thương mại và logistics.
- Phát triển song song hai hướng nghề nghiệp cao cấp: Thư ký điều hành quốc tế &Quản trị mua hàng toàn cầu (Global Procurement).
- Môi trường làm việc đa văn hóa, song ngữ (Trung – Anh – Việt), thường xuyên họp hành, giao tiếp và làm việc quốc tế.
- Trải nghiệm thực tế các dự án mua hàng và xuất nhập khẩu quy mô lớn trong ngành năng lượng, công nghiệp và công nghệ cao.
