Hỗ trợ & Thư ký Điều hành cho Ban Giám đốc người Nga:
- Là thư ký điều hành trực tiếp cho Ban Giám đốc người Nga, đảm bảo công tác giao tiếp – điều phối – tổ chức hoạt động giữa lãnh đạo người Nga trong Công ty và các phòng ban hiệu quả, chuẩn xác, chuyên nghiệp.
- Là đầu mối thông tin song ngữ (Nga – Việt/Anh), đảm bảo luồng thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác và bảo mật.
- Phiên dịch trực tiếp trong các cuộc họp, buổi làm việc, trao đổi kỹ thuật, thương mại, tài chính và nhân sự.
- Soạn thảo, biên dịch và quản lý hồ sơ hành chính, hợp đồng, thư tín thương mại, báo cáo song ngữ (Nga–Anh–Việt).
- Lên kế hoạch làm việc, sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu, biên bản, báo cáo và tổng hợp kết quả định kỳ của Ban Giám đốc.
- Theo dõi và đôn đốc tiến độ công việc, phối hợp cùng các phòng ban triển khai chỉ đạo của Ban Giám đốc đúng hạn.
- Tổ chức, hỗ trợ họp song phương và đa quốc gia (với Nga, châu Âu, châu Á), bao gồm chuẩn bị nội dung, phiên dịch và ghi biên bản.
- Hỗ trợ hành chính đối ngoại, tham gia các sự kiện, tiếp khách, lễ ký kết và các hoạt động ngoại giao doanh nghiệp.
Điều hành công tác Mua hàng & Quản lý Chuỗi cung ứng Quốc tế (Nga/CIS):
- Tìm kiếm, đánh giá và phát triển nhà cung cấp tại Nga và các quốc gia CIS, phục vụ nhu cầu thiết bị công nghiệp – năng lượng.
- Thực hiện quy trình mua hàng quốc tế: từ RFQ/RFP, phân tích báo giá đến đàm phán hợp đồng (giá, tiến độ, chất lượng, bảo hành, điều khoản thương mại).
- Soạn thảo, theo dõi và quản lý PO/Hợp đồng theo chuẩn Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế.
- Phối hợp với Logistics & XNK để xử lý chứng từ (Invoice, Packing List, BL/AWB, C/O, C/Q, Insurance...) và đảm bảo tuân thủ hải quan – pháp lý.
- Giám sát hiệu suất nhà cung cấp (OTD, chi phí, chất lượng, tuân thủ) và đề xuất cải tiến nhằm tối ưu hóa tổng chi phí TCO.
- Theo dõi rủi ro địa chính trị và cấm vận, báo cáo định kỳ và đề xuất phương án thay thế khi cần thiết.
- Quản lý dữ liệu mua hàng và hợp đồng trên hệ thống Bitrix/1C hoặc các nền tảng ERP tương đương.
ĐIỂM NỔI BẬT CỦA VỊ TRÍ
- Làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc người Nga và chuyên gia quốc tế.
- Phát triển song song hai hướng nghề nghiệp cao cấp: Thư ký điều hành quốc tế & Quản trị mua hàng toàn cầu (Global Procurement).
- Môi trường đa văn hóa, thường xuyên tham dự các cuộc họp song ngữ Nga–Anh–Việt, nâng cao kỹ năng ngoại ngữ và năng lực điều hành quốc tế thực tiễn.
